参考科希纳定律  精兵简政

    清代中晚期最强的传统部队,公认是曾国藩带领的湘军。湘军治军严明,训练扎实,军队编制强调“兵贵精而不贵多”。所谓人多必闲,闲必生事,部队必须要精兵简政,企业不可人浮于事。

    无独有偶,西方也有类似理论——科希纳定律(Krishna Harsh Law)。最早由管理学家科希纳(Krishna Harsh)在二十世纪初提出,主旨在于:当实际管理人员比最佳人数多,工作时间不但不会减少,反会随之增加,工作成本就要成倍增加。核心意思是,企业或组织管理不是人多就是好,相反,管理人员越多,工作效率反而越差。故只有控制组织在最合适的人数,才能发挥最高的管理效率。

    科希纳定律是针对管理层所做的调查,也同样适用于组织内部人员的管理。一个组织内,只有每个部门都达到人员的最适合数量,才可把无效的工作时间降到最低,从而降低成本,达到企业利益的最大化。“人多好办事”在现代企业组织架构中,未必适用。

    人少工作效率提升

    人多力量不一定最大,人少一点常常效率反而提升。

    一、在企业的跨部门工作小组任务中,成员具有相同水平,若不考虑其他特殊因素差异,五人组的效率和完成度往往高于十人组。因人员精简令分工更明确合理,磨合过程缩短,精简讨论时间,降低管理成本,实现资源分配合理化,人人各司其职。虽然每人做的事情多了,但完成效率提高,且一个部分只交由一人处理,提高任务的一致性和完整度,质量提升,团队整体表现自然不错。

    相反,在十人组内,由于人员数量较多,讨论耗时较长,磨合难度提高,要达成一致意见的困难也增加。另外,人数较多可能导致任务分配零散、团队内部分歧变多,分工不明确等问题,这都可能导致整体效率降低,完成度下降,作业质量参差不齐,影响团队整体表现。

    二、在奢侈品牌销售店中,一个柜台往往只有一位专人负责接待顾客。因此常看到偌大的奢侈品店内,服务人员往往不会超过十个。这就是“用人贵精”的实例。设想,若一个柜台有三四个服务人员同时接待顾客,你一句我一句地推销商品,会影响高端购物体验。高端奢侈品销售讲究的是精緻专业,众多的服务人员不仅不能更好地服务顾客,还会破坏品牌营造的高级感和专属尊荣。即使奢侈品牌店有足够空间和资本聘请更多销售人员,但往往只会精挑细选出少量服务人员,为顾客提供一对一的优质服务,反可促进销量,提高效率,降低管理成本,优化品牌形象,给企业带来利益最大化。

    三、全球零售店龙头沃尔玛超市创办人山姆沃尔顿(Sam Walton)也是科希纳定律的跟随者。山姆沃尔顿深知,企业机构越多,人员设置就越有可能不合理,企业内部资源分配效率就会低下,这对强调成本控制、薄利多销的沃尔玛超市是不能忍受的事。因此他用人时强调“用最少的人做最多的事”。初期,他把企业管理费用严格控制在销售额的百分之二以下(大部分企业是用销售额的百分之五)。相差的百分之三为沃尔玛超市省下不少成本,进一步降低产品零售价格,吸引更多消费者,增加总销售量。

    需从制度设计着手

    精简机构和人员是许多企业良好运作的根本,如何利用科希纳定律管理企业,是高效企业成功关键之一。常用的方法包括:一、合理优化人力资源分配:管理者需了解成本控制和精简机构与人员的重要性,职位设计要科学理性,避免人浮于事,如有冗员造成的效率低下,就应即时检讨,甚至进行结构改革或人员调动,合理分配人力资源,令每个员工都在合适的岗位上各司其职。当企业遇到问题,不是採取盲目增加机构和人员来解决问题,应好好检讨整体工作流程,了解哪里出问题。有时精简机构部门,解聘多余人员,消除内部臃肿,避免职位重合,反而是提高效率、降低管理生产成本的最好办法。

    二、树立严谨尽责的企业文化:管理层要从上至下树立严谨尽职的企业优良作风,设立岗位责任制,把每人工作职责划分清楚,对打混摸鱼不做事的环节或人员,予以纠正。避免管理层为彰显自己权力而安排许多空位闲职的作法,如秘书一号、助理二号、特别助理三号这类人浮于事的情况,如无必要都应检讨。

    三、建立严格的监督与激励机制:企业内部需建立严格的监管机制,避免员工消极怠慢。给予员工适当压迫感、紧张感,即使每个岗位只有一个员工负责,一旦工作态度有问题,企业仍可立刻找到更合适的候选人替代其工作。但也要有适当的激励机制,鼓励每人为获得更高成就感或酬劳,更努力投入工作,为企业创造价值。

    澳门大学工商管理学院教授 刘丁己

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